Archiefplaats en toezicht op informatiebeheer

7.7.1	Archiefbewaarplaats en toezicht op informatiebeheer
Met ingang van 1 januari 2019 is de provincie partner in de gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief (HUA). Die voert voor de provincie de wettelijke taken uit voor het beheer van de historische provinciale archieven (zie ook Verbonden Partijen). Hiervoor werkt de provinciearchivaris bij HUA. Die houdt ook toezicht op het informatiebeheer bij de provincie en de gemeenschappelijke regelingen. In de loop van 2019 zijn de recentere archieven van de commissaris van de Koning (1986-1997) bewerkt, zodat die in 2020 overgebracht kunnen worden naar de archiefbewaarplaats. Hiermee worden deze archieven ook beschikbaar voor inwoners. Binnen de provinciale organisatie en bij een aantal gemeenschappelijke regelingen zijn in 2019 de geplande nulmetingen naar de kwaliteit van het informatiebeheer uitgevoerd. Binnen de provincie is een structureel Strategisch Informatie Overleg (SIO) opgestart. De aansluiting op het e-Depot om digitale informatie voor lange tijd te kunnen bewaren is verder voorbereid. Dit gebeurde in nauw overleg met de stuurgroep die hiervoor is ingesteld. De overdracht van archief- en informatiebestanden door de herindeling van de gemeente Vijfheerenlanden, was een lastig proces, maar is in goede afstemming met de provincie Zuid-Holland en de omgevingsdiensten eind 2019 zo goed als afgerond. Het Utrechts Archief heeft in 2019 geholpen met de uitvoering van de provinciale agenda voor cultuur en erfgoed door tentoonstellingen en activiteiten te organiseren en schoolgroepen te begeleiden. Samenwerking gebeurde onder meer in de projecten ‘Utrecht begint hier’, ‘Rampjaar’ en ‘De Tweede Wereldoorlog in 100 foto's’. Een uitgebreidere toelichting van de activiteiten van HUA in 2019 is opgenomen in het jaarverslag van de provinciearchivaris.

7.7.1

Archiefbewaarplaats en toezicht op informatiebeheer

Met ingang van 1 januari 2019 is de provincie partner in de gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief (HUA). Die voert voor de provincie de wettelijke taken uit voor het beheer van de historische provinciale archieven (zie ook Verbonden Partijen). Hiervoor werkt de provinciearchivaris bij HUA. Die houdt ook toezicht op het informatiebeheer bij de provincie en de gemeenschappelijke regelingen.

In de loop van 2019 zijn de recentere archieven van de commissaris van de Koning (1986-1997) bewerkt, zodat die in 2020 overgebracht kunnen worden naar de archiefbewaarplaats. Hiermee worden deze archieven ook beschikbaar voor inwoners. Binnen de provinciale organisatie en bij een aantal gemeenschappelijke regelingen zijn in 2019 de geplande nulmetingen naar de kwaliteit van het informatiebeheer uitgevoerd. Binnen de provincie is een structureel Strategisch Informatie Overleg (SIO) opgestart. De aansluiting op het e-Depot om digitale informatie voor lange tijd te kunnen bewaren is verder voorbereid. Dit gebeurde in nauw overleg met de stuurgroep die hiervoor is ingesteld. De overdracht van archief- en informatiebestanden door de herindeling van de gemeente Vijfheerenlanden, was een lastig proces, maar is in goede afstemming met de provincie Zuid-Holland en de omgevingsdiensten eind 2019 zo goed als afgerond.
Het Utrechts Archief heeft in 2019 geholpen met de uitvoering van de provinciale agenda voor cultuur en erfgoed door tentoonstellingen en activiteiten te organiseren en schoolgroepen te begeleiden. Samenwerking gebeurde onder meer in de projecten ‘Utrecht begint hier’, ‘Rampjaar’ en ‘De Tweede Wereldoorlog in 100 foto's’.
Een uitgebreidere toelichting van de activiteiten van HUA in 2019 is opgenomen in het jaarverslag van de provinciearchivaris.

Beoogde resultaten 2019	Gerealiseerde resultaten 2019
De overbrenging en toegankelijkheid van de (historische) provinciale archieven voldoet aan de wettelijke vereisten en de aansluiting op het e-depot voor het langdurig bewaren van digitale informatie is verder voorbereid.	- Recentere archieven van de cvdK en GS zijn in 2019 verder voorbereid om over te brengen. - Aansluiting op het e-Depot is verder voorbereid door de impactanalyse af te ronden en de proefoverbrenging op te starten. De afstemming met HUA binnen de stuurgroep e-Depot is voortgezet.
De kwaliteit van het (digitale) informatiebeheer binnen de provinciale organisatie en die van enkele samenwerkingsverbanden is verbeterd door het uitvoeren van archiefinspecties en nulmetingen.	- De nulmeting bij Projectorganisatie Uithoflijn is afgerond in het eerste kwartaal. - De nulmeting naar de concernvoorzieningen en beleid is in afstemming met Bedrijfsvoering gestart in het derde kwartaal. - Het strategisch informatieoverleg is in het laatste kwartaal afgerond. - HUA heeft met de RUD een samenwerkingsovereenkomst gesloten voor het toezicht van de provinciearchivaris.
De provincie is toegetreden tot de Gemeenschappelijke Regeling Het Utrechts Archief.	De provincie is op 1 januari 2019 toegetreden tot de gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief (zie Staatscourant 2018, 69001).